BAB II - RUANG LINGKUP ORGANISASI & METODE

BAB II - RUANG LINGKUP ORGANISASI & METODE



1. SIFAT DAN MAKSUD ORGANISASI DAN METODE





Sebelum kita bahas apa saja yang termasuk ke dalam ruang lingkup organisasi dan metode, maka kita akan membahas apa yang menjadi sifat dan maksud organisasi metode. Mengapa harus demikian ? Karena ruang lingkup organisasi dan metode akan menyangkut masalah efisiensi prosedur tata kerja yang dipakai dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen oleh manajer (pimpinan).



Sedangkan dari pengertian organisasi dan metode, antara manajemen, organisasi dan tata kerja merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan artinya kalau tata kerjanya sudah efisien berarti diharapkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi bisa berjalan lancar.



Jadi sifat dan maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan pekerjaan mereka atau tata kerja yang dipergunakan dalam rangka pencapaian efisiensi yang maksimal pada organisasi.






2. PENGERTIAN EFISIENSI





Efisiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang digunakan.



Kalau dirumuskan sebagai berikut :



Efisiensi = Output dibagi Input



Efisiensi di sini harus diperhatikan benar-benar karena merupakan syarat atau ukuran pada pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya sehingga O & M sebagai bantuan secara teknis dan praktis dalam melaksanakan fungsi manajemen bisa memanfatkan sumbersumber waktu dan ruangan yang tersedia secara maksimal.



Syarat pencapaian efisiensi dalam O & M adalah sebagai berikut:



1. Pencapaian target haruslah berhasil guna maksudnya target tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus diperhatikan.

2. Ekonomi artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) penggunaan biaya, tenaga kerja, material, peralatan dan waktu sudah digunakan setepat-tepatnya.




3. Pelaksanaan kerja bisa dipertanggungjawabkan.

4. Harus benar-benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keterbatasan kemampuan perseorangan.

5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab artinya antara wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepada tenaga kerja harus seimbang.

6. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini untuk mencerminkan bahwa 0 & M adalah kegiatan yang praktis maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan .



Efisiensi kerja dapat ditingkatkan melalui:

1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat

2. Pemanfaatan sumber-sumber daya ekonomi yang tepat

3. Pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat-tepatnya.

4. Pengarahandan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.

3. RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE



Dengan melihat maksud dan sifat O & M merupakan pelayanan bagi manajer dan administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen maka O & M merupakan bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori organisasi dan manajemen dengan setepat-tepatnya.



Dari sifat dan maksud O & M dapatlah dipahami ruang lingkup O & M adalah menyangkut bidang-bidang khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luas scopenya.



Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk kedalam scope O & M adalah sebagai berikut :

1. Analisis organisasi (organization analysis).

2. Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization).

3. Tentang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedures and systems).

4. Pentingnya filing dari segi 0 & M.

5. Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and schedule).

6. Pentingnya formulir dari segi 0 & M .

7. Pendayagunaan mesin kantor (office machine).

8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment).



9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruangan kerja (office layout and space planning).

10. Pentingnya penulisan laporan dalam O & M.

11. Pentingnya buku pedoman kerja.

12. Pentingnya O & M anggaran belanja.

13. Analisis kepegawaian.

14. Pentingnya penyederhanaan kerja.

15. Organisasi unit O & M.

16. Kesimpulan akhir (final conclusion).



Sesuai dengan prinsip-prinsip dalam O & M maka pembahasan bidang-bidang tersebut akan dititikberatkan pada pembahasan tentang sistem, prosedur, dan tats kerjanya dalam kaitannya dengan asas efisiensi.



Adanya sistem, prosedur dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber daya alam, sumber daya manusia maupun penggunaan waktu yang tersedia.